Versiebeheer in OneDrive
Na activatie van Office365 zal waarschijnlijk de mail als eerste door de gebruikers worden gebruikt. Een volgende stap zal het werken met OneDrive zijn. Als je dan met OneDrive gaat werken is het goed om te weten dat van alle versies die je maakt er automatisch een kopie wordt gemaakt. Binnen OneDrive heb je de beschikking over de functie versiebeheer.
Wat is versiebeheer
Niets is zo vervelend om teksten die je hebt geschreven opnieuw te moeten schrijven, omdat er iets is misgegaan met opslaan. Per ongeluk heb je een stuk tekst verwijderd en daarna opgeslagen, of je hebt een belangrijk stuk tekst overschreven. Binnen OneDrive heb je dan de mogelijkheid om je document te herstellen naar een moment voordat je hebt opgeslagen (een vorige versie). OneDrive slaat dus iedere keer een nieuwe versie op als je je werk opslaat. Dit noemen we versiebeheer.
Op dit moment staat versiebeheer standaard aan in nieuw aangemaakte OneDrives. Heb je al een lange tijd de beschikking over een OneDrive dan is het goed om te kijken of versiebheer aanstaat in je OneDrive.
- Ga via het tandwieltje rechtsboven in je OneDrive naar Site-instellingen.
2. Ga via Sitebeheer ==> Sitebibliotheken- en lijsten.
3. Kies nu voor Aanpassen: “Documenten”
4. Klik nu op Instellingen voor versies. Je komt dan op de pagina om versiebeheer voor je OneDrive aan te kunnen zetten.
Zorg ervoor dat de optie Primaire versies maken aangevinkt staat. Op deze manier wordt er iedere keer een nieuwe versie opgeslagen van je document.
Al deze versies worden niet apart zichtbaar in je OneDrive. Ze blijven bewaard onder dat ene document.
Hoe kun je een tekst herstellen naar een eerdere versie?
Als je weet dat versiebeheer aanstaat dan kun je een vorige versie terugzetten (Heb je nu net pas met de bovenstaande stappen versiebeheer aangezet dan zijn er natuurlijk geen bewaarde versies)
Je gaat naar je OneDrive en je zoekt het bestand waar iets mee is misgegaan.
Door op de 3 puntjes naast de naam van het bestand te klikken krijg je een nieuw menu met daarin versiegeschiedenis.
Je krijgt nu in één overzicht mooi te zien welke versies er zijn en van welke datum en wie het document heeft bewerkt. Deze laatste optie is vooral handig als er meerdere mensen aan een document werken.
Als je nu met je muis over de wijzigingsdata heengaat dan krijg je een zwart pijltje te zien naast deze datum. Klik op het pijltje naast de datum van het document dat je zou willen herstellen.
Je krijgt dan 3 opties Weergave, Herstellen of verwijderen. De termen spreken eigenlijk voor zich. Met Weergave kun je de vorige versie bekijken. Via Herstellen ga je terug naar een vorige versie. Via verwijderen kun je een oudere versie daadwerkelijk verwijderen.
Deze manier van werken werkt niet allen in je OneDrive. Heeft de eigenaar van een site in SharePoint versiebeheer ook aangezet op een documentbibliotheek dan kun je daar ook altijd terug naar een oudere versie.