Gebruikersbeheer in je SharePoint omgeving. Deel 4 Gebruikmaken van doelgroepen.

In mijn vorige blogpost heb ik beschreven hoe je doelgroepen kunt aanmaken. Na het maken van deze doelgroepen kan het enkele dagen duren voor je er gebruik van kan maken. Op de achtergrond moet SharePoint deze doelgroepen nog compileren en dat gebeurt niet realtime.

Waar zijn deze doelgroepen handig voor? Doelgroepen kun je het beste inzetten op momenten dat je bepaalde groepen met gebruikers iets wil tonen dat voor hun van belang is. Zo krijgen gebruikers alleen zaken te zien die voor hun van belang zijn. Doe dit niet als je zaken wil afschermen waar ze geen recht op hebben. Wil je zaken afschermen waar gebruikers geen recht op hebben dan moet je aan de slag met rechten.

Ik gebruik doelgroepen op een paar plekken op mijn portal.

Snelkoppelingen naar administratieve websites. Op de voorpagina van mijn portal heb ik rechtsboven een aantal snelkoppelingen staan naar administratieve websites. Niet iedereen hoeft altijd al deze websites te zien. D.m.v. doelgroepen zien de gebruikers alleen die snelkoppelingen die voor hun van belang zijn. Zo zie ik als beheerder nu alle snelkoppelingen, maar een groepsleerkracht zal er een stuk minder zien.

Snelkoppelingen naar views.

Iedereen kan in principe bij alle documenten die op de portal staan. Om alles wat makkelijker doorzoekbaar te maken heb ik verschillende views gemaakt. Deze views zijn net als de snelkoppelingen hierboven te bereiken via knoppen op de pagina. Ook bij de knoppen gebruik ik de doelgroepen. Gebruikers zien alleen de knoppen naar views die belangrijk voor hun werk zijn. Door te bladeren kunnen ze de andere views ook wel vinden en bekijken, maar die zien ze als eerste niet. Vandaar ook mijn eerste opmerking om doelgroepen niet te gebruiken om rechten te verdelen. Zoals je hieronder kunt zien heb ik de rechten om alle knoppen te zien, maar via de doelgroepen kan ik eenvoudig bepalen wie welke knop kan en mag zien