Wat is Delve?

Delve01

In al mijn blogposts heb ik eigenlijk nog nooit iets geschreven over Delve. Toch zit deze optie al lang in Office365. Dus het is interessant genoeg om erover te schrijven.
Voor ik verder ga over Delve is het eerst goed om te weten wat de achtergrond van Delve is.

Op de achtergrond worden alle handelingen die je doet bijgehouden en geanalyseerd.

 

Dit gaat dan over:

  • Met wie heb je veel mailcontact.
  • Welke documenten heb je gemaakt.
  • Welke documenten lees je?
  • Op welke documenten heb je rechten?
  • Met wie deel je deze documenten
  • Enz.

Al deze ativiteiten worden bijgehouden door het mechanisme Office Graph. In presentaties wordt daarvoor vaak onderstaande afbeelding  (afbeelding 1)gebruikt.

delve 02

Afbeelding 1

Je ziet hier duidelijk alle verbindingen tussen personen en content. Content bestaat dus niet alleen uit de documenten die je hebt opgeslagen, maar ook de documenten die je hebt bewerkt, gedeeld met je zijn of die je als bijlage via de mail hebt ontvangen. Zo worden steeds meer zaken toegevoegd waar verbanden tussen gelegd kunnen worden. Het gaat dus straks niet meer over zoeken, maar over wat je makkelijk kan vinden. Wat ik begrepen heb was dat Delve ontworpen was om de werking van Office Graph te tonen aan het management. Het bleek zo’n succes dat het geïmplementeerd is in de huidige omgeving.

Het lijkt er nu op dat iedereen nu toegnag heeft tot alle data binnen Office365. Dit is gelukkig niet zo.  Er zal altijd rekening worden gehouden met de regels die gesteld zijn over wie waar welke rechten toe heeft. Er zal in Delve nooit iets worden getoond waar je geen rechten op hebt.

Nu weer terug naar Delve.  Als je op de tegel klikt kom je op een pagina waar je allemaal kaarten van oa documenten ziet. Dit is dus de content waarvan Office Grap denkt dat ze op dat moment voor jou relevant zijn. Dat zou dus per uur kunnen verschillen. Zou er bv. een afspraak in je agenda staan dan zou het kunnen zijn dat bepaalde documenten die belangrijk zijn voor die vergadering bovenaan staan. Na die vergadering zijn de documenten weer verdwenen. Hoe meer je actief bent op Office365 en beter de communicatie verloopt dan zullen de resultaten ook een stuk beter gaan worden.

Alle content wordt op kaarten (Afbeelding 2) gepresenteerd. Deze kaarten geven ook meteen wat meer informatie.

Delve 03

Afbeelding 2

* Je kan bovenaan zien wie er als laatste wat heeft gewijzigd.
* Je ziet de titel van het document met een kleine voorbeeldweergave van het document.
* Je ziet in het blauw waar het document vandaan komt. Nu staat er beheer, omdat het op de beheersite staat. Er zou ook de naam van een OneDrive van een gebruiker kunnen staan.
* Via het envelopje kun je direct een link via de mail versturen.
* Bij de afbeelding van de 2 poppetjes kun je nakijken wie er rechten hebben.
* Heb je Yammer geactiveerd dan kun je het document direct delen op Yammer.
* Bij views zie je hoe vaak het document bekeken is.
* Op de borden kom ik nog terug.

 

 

Delve 04

Figuur 3

Aan de linkerkant van het scherm heb je een zoekvak (Figuur 3). Hier kun je een bepaald document zoeken of een persoon. Personen die je vaker heb gezocht of contacten mee hebt gehad komen automatisch al onder Personen te staan.

Na het aanklikken van de persoon zie je het scherm ook veranderen en zie je andere documenten verschijnen. Er zullen nu documenten worden getoond die jullie gemeenschappelijk hebben. Wederom, er worden alleen documenten getoond waar je rechten op hebt. Je zal dus geen persoonlijke documenten zien van die andere persoon die hij/zij niet gedeeld heeft.

 

 

 

 

Na het aanmaken van een zoekopdracht zie je rechts in het scherm ook een filter verschijnen.(Figuur 4) Je kunt nu eenvoudig op type document gaan filteren.

Delve 07

Figuur 4

Zelf kun je op 2 manieren op de Delve pagina je documenten organiseren.

  1. De eerste is dmv borden. Ook wel Pinterest voor het bedrijfsleven genoemd. Je kunt aan de kaarten tags toevoegen. (Figuur 5) Kaarten met deze lfde tag worden samengevoegd tot 1 view. Dit worden dan borden genoemd.  Links onder in je scherm zie je de borden ook verschijnen die je hebt aangemaakt. (Figuur 6) Eenmaal aangemaakte borden verschijnen ook bij de zoekopdrachten. Je kan ook een linkje van een bord naar andere gebruikers sturen. Zo heeft iedereen toegang tot zo’n bord. Iedereen kan dan zelf ook weer kaarten toevoegen aan zo’n bord.
    delve 09

    Figuur 5

    delve 2

    Figuur 6

  2. Een tweede manier van organiseren wordt op dit moment uitgerold bij iedereen die First release heeft uitgerold. Je krijgt dan de mogelijkheid om documenten bij je favorieten te plaatsen. Als je met je muis rechtsboven je kaart komt zie je dat je je document kunt selecteren. (Figuur 7)
    delve 08

    Figuur 7

    Documenten die je hebt toegevoegd aan je favorieten komen op een speciale pagina te staan. Je favorietenpagina. (Figuur 8) Zo kun je dus zelf makkelijk je documenten ordenen. Documenten waar je vaak aan werkt kun je dan bv. hier plaatsen. Ook goed om te weten is dat de documenten die hier staan alleen voor jou te bekijken zijn. Andere gebruikers zien niet wat jij als favoriet hebt gemarkeerd.

Figuur 8

Figuur 8

 

 

 

(Visited 540 times, 1 visits today)

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *