SharePoint instellen om via beveiligingsgroepen documenten te delen.

Binnen mijn Office365 omgeving maak ik veel gebruik van beveiligingsgroepen. Dit doe ik voor het verdelen van rechten en om eenvoudig groepen met gebruikers een mail te kunnen sturen.

Vanwege enkele negatieve ervaringen heb ik deze groepen zo ingesteld dat ze geen mail mogen accepteren buiten het domein om. Dit werkt eigenlijk tot nu toe goed.

Er is echter 1 probleem met deze instelling ik wil graag documenten met mijn collega’s kunnen delen direct vanuit SharePoint en Office2013. Door middel van de deel knop kan ik dit eenvoudig doen naar individuele gebruikers. Wil ik echter een document delen met een groep gebruikers dan kan ik de beveiligingsgroep daarvoor niet gebruiken. Blijkbaar gaat de notificatiemail die gemaakt wordt na het delen buiten de omgeving om en komt deze niet bij de gebruikers aan. Ik krijg ook netjes een foutmelding dat de afzenders niet te bereiken waren vanwege de instellingen van mijn omgeving.

Vandaag heb ik er nog eens naar gekeken hoe ik dit zou kunnen oplossen. Naast de instelling om geen mail te accepteren van andere domeinen kun je ook veilige afzenders toevoegen. Daar zat mijn oplossing. Bij de veilige afzenders kun je handmatig afzenders invoeren waarvan de mail wel mag worden geaccepteerd. Om nu voor al mijn beveiligingsgroepen dit handmatig in te voeren was mij veel teveel werk. Ik houd van simpel en makkelijk.

In plaats van iedereen apart toe te voegen heb ik de beveiligingsgroep toegevoegd waar iedereen al lid van is nl. leerkrachten@…….
Nu komen de notificatiesmailtjes wel gewoon aan en kun je dmv de knop delen een document ook meteen delen met een hele groep zonder alle ontvangers apart in te moeten voeren.

(Visited 215 times, 1 visits today)

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *