Gebruikersbeheer in je SharePoint omgeving. Deel 4 Gebruikmaken van doelgroepen.

In mijn vorige blogpost heb ik beschreven hoe je doelgroepen kunt aanmaken. Na het maken van deze doelgroepen kan het enkele dagen duren voor je er gebruik van kan maken. Op de achtergrond moet SharePoint deze doelgroepen nog compileren en dat gebeurt niet realtime.

Waar zijn deze doelgroepen handig voor? Doelgroepen kun je het beste inzetten op momenten dat je bepaalde groepen met gebruikers iets wil tonen dat voor hun van belang is. Zo krijgen gebruikers alleen zaken te zien die voor hun van belang zijn. Doe dit niet als je zaken wil afschermen waar ze geen recht op hebben. Wil je zaken afschermen waar gebruikers geen recht op hebben dan moet je aan de slag met rechten.

Ik gebruik doelgroepen op een paar plekken op mijn portal.

020214_1216_Gebruikersb1Snelkoppelingen naar administratieve websites. Op de voorpagina van mijn portal heb ik rechtsboven een aantal snelkoppelingen staan naar administratieve websites. Niet iedereen hoeft altijd al deze websites te zien. D.m.v. doelgroepen zien de gebruikers alleen die snelkoppelingen die voor hun van belang zijn. Zo zie ik als beheerder nu alle snelkoppelingen, maar een groepsleerkracht zal er een stuk minder zien.

 

 

 

 

Snelkoppelingen naar views. 020214_1216_Gebruikersb2

Iedereen kan in principe bij alle documenten die op de portal staan. Om alles wat makkelijker doorzoekbaar te maken heb ik verschillende views gemaakt. Deze views zijn net als de snelkoppelingen hierboven te bereiken via knoppen op de pagina. Ook bij de knoppen gebruik ik de doelgroepen. Gebruikers zien alleen de knoppen naar views die belangrijk voor hun werk zijn. Door te bladeren kunnen ze de andere views ook wel vinden en bekijken, maar die zien ze als eerste niet. Vandaar ook mijn eerste opmerking om doelgroepen niet te gebruiken om rechten te verdelen. Zoals je hieronder kunt zien heb ik de rechten om alle knoppen te zien, maar via de doelgroepen kan ik eenvoudig bepalen wie welke knop kan en mag zien

Mededelingen filteren. 020214_1216_Gebruikersb3
Op de voorpagina van de portal heb ik een mededelingenbord geplaatst. Hier kan ik eenvoudige mededelingen met betrekking tot algemeen nieuws en ict nieuws voor de gebruikers plaatsen. Ook deze nieuwsberichten zou ik kunnen filteren op doelgroep. Zo kun je dus eenvoudig per bouw gerichte mededelingen plaatsen. Zo hoeven andere collega’s zich niet door mededelingen te worstelen die niet van belang zijn.   Waar kan ik nu die doelgroepen instellen? In ieder webpart dat je toevoegt heb je de keus om aan te geven of je gebruik wil maken van doelgroepen. Je kiest ervoor om het webpart te bewerken. Je krijgt dan rechts een menu met alle instellingen voor het webpart. Je zal het onderste onderdeel geavanceerd moeten openen en dan kun je hier kun je de doelgroep opgeven. Op deze manier stel je in welke doelgroep het
onderdeel/webpart kan en mag zien.
Deel 4 Gebruikmaken van doelgroepen.

 

(Visited 344 times, 1 visits today)

4 Reacties

  1. Pingback: Gebruikersbeheer in je Office365 omgeving deel 2

  2. Pingback: Gebruikersbeheer in je office365 omgeving deel 1

  3. Peter van Helden

    Hoe kan ik binnen een webpart met een zoekcentrum als verfijning doelgroepen opgeven, zodat alleen de items worden getoond die voor een bepaalde doelgroep van toepassing zijn. Ik weet hoe ik met het webpart inhoudsquery items voor bepaalde doelgroepen kan tonen, maar ik wil dit graag binnen de verfijning van het zoekcentrum laten filteren. Kan niet vinden welke verfijning ik hiervoor moet gebruiken.

    Reageren
    1. mknoppert (Auteur bericht)

      DAg Peter,

      Bedankt voor je reactie. Ik kan je daar niet meteen een antwoord op geven. Als ik tijd heb zal ik het ook eens onderzoeken.

      MAurits

      Reageren

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *