Enquêtes maken met Office forms

Office formsBinnen Office365 was er altijd al de mogelijkheid om via Excel enquête een enquête op te zetten om informatie van medewerkers op te halen. Ook kon je via een anonieme link informatie bij bv. ouders ophalen. Echter is er aan deze functionaliteit nooit wat gewijzigd de afgelopen jaren en was het allemaal redelijk basic.
Sinds kort zijn er de Office forms. DIt is een geheel nieuwe tool van Microsoft  zoals ze  zelf zeggen:

Quickly assess student progress and get feedback with easy-to-create surveys, registrations, quizzes and more.

De tool is nu nog steeds in preview en je moet je er voor inschrijven om er gebruik van te kunnen gaan maken. Via forms.office.com kun je je inschrijven om deel te nemen aan de preview. Wat ik begrepen heb is dat je geen melding krijgt dat je account geactiveerd is. Je moet dus zelf af en toe terugkeren om te kijken of je account al werkt. Ook is op dit moment alles nog steeds alleen maar in het Engels.

Welke functionaliteit krijg ik met Office forms.

Als je voor het eerst inlogt lijkt het een beetje of je ingelogd bent op Sway. Je kan een nieuwe survey aanmaken via het +-teken en gemaakte survey verzamelen zich als tegels op de pagina.

Office forms

Wat kun je nu als je met Office forms een nieuwe survey/enquête gaat maken?

Office forms

Bovenaan iedere survey kun je een titel en een subtitel kwijt

Zoals je kunt zien heb je 2 tabbladen: Questions en Responses.

Via het tabblad Questions kun je de vragen toevoegen. Op dit moment zijn dat 3 type vragen.

  1. Choice: Je kan hier 2 soorten vragen kwijt. Vragen met maar 1 antwoord of met meerdere antwoorden. Kies je voor de eerste variant en heb je meer dan 10 antwoorden dan krijg je automatisch een drop down menu anders blijft het een lijst met antwoorden. Via de makers heb ik wel begrepen dat dat aantal van 10 waarschijnlijk naar beneden wordt gesteld. Dus dat je bv. bij 5 antwoorden al een drop down menu krijgt.
    Je hebt ook de mogelijkheid om de gebruiker zelf een antwoord in te laten vullen.
  2. Text: Hier kun je een open vraag stellen.
  3. Rating: Via sterretjes of cijfers kun je mensen een waardering laten geven.
    Office forms

Bij alle vragen heb je de mogelijkheid om aan te geven dat een antwoord verplicht is. Dmv de pijltjes kun je de vragen snel verplaatsen, via de prullenbak kun je een vraag verwijderen en ook kun je een vraag snel dupliceren.

Naast de instellingen die je per vraag kunt instellen heb je ook de mogelijkheid om nog wat instellingen aan te passen per vragenlijst. Via de Share Forms knop kom je bij de extra instellingen.

Office formsZoals je kunt zien kun je het formulier op verschillende manieren delen: via een link, QR-code of zelfs ergens embedden. Dit embedden is voor mij vandaag ook nieuw. Wel een mooie aanvulling tov de excel enquête. Zie onderaan deze blogpost een voorbeeld.

Standaard staat aan dat je moet inloggen. Dit is handig als je dit binnen je organisatie doet. Dan wordt bij de resultaten automatisch de naam van de invuller getoond. Ook handig is dat je dan kunt aangeven dat iemand maar eenmalig het formulier mag invullen.

Haal je het vinkje weg dan kun je het formulier ook delen buiten je organisatie naar bv. de ouders van je school.

Klik je onderaan op more share settings

Je krijgt nu nog een aantal aardige instellingen te zien. Waaronder een deadline. Je kan dus ook instellen tot welke datum het formulier kan worden ingevuld.

Office forms

 

De antwoorden

Dan het tweede tabblad met de antwoorden. Hier worden live alle antwoorden van de invullers getoond en verzameld.

Office forms

Je krijgt alles meteen in een mooie weergave te zien. Via de pijltjes rechts kun je per vraag bekijken wie welke antwoorden heeft gegeven en bovenaan via de knop Excel kun je de anwtoorden openen in een Excel weergave.

Open je de resultaten van het formulier in Excel dan wordt er ook meteen een add-in toegevoegd. Deze add-in synchroniseert het Excel werkblad met de antwoorden die worden gegeven. Zo heb je in het werkblad ook meteen realtime een overzicht van de antwoorden.

Dit werkblad is dan ook weer te delen met andere gebruikers zodat resulaten door meerdere mensen kunnen worden geraadpleegd.

Al met al een mooie nieuwe tool met heel veel potentie. Ook de makers hierachter zijn heel actief en dat resulteerde al in heel wat updates de afgelopen week. Via de #MIEExpert groep op Facebook of via het Yammer kanaal van Office forms kun je ook je feedback kwijt.

Hieronder staat een Office forms die ik via de embed code heb toegevoegd.

 

(Visited 1.637 times, 1 visits today)

1 Reactie

  1. Pingback: Werken met MicrosoftForms - Office365 in onderwijs

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *