Datumprikker in Office365

FindTimeNiet alleen in Office365 worden wekelijks nieuwe updates uitgebracht. Ook apps die tegen Office365 aan kunnen praten worden uitgebracht. Het zijn de zgn apps die je binnen office kunt installeren. Zo is er deze week de app FindTime uitgekomen.
Je kunt deze app het best vergelijken met de website datumprikker.nl.

Via deze app kun je samen met een groep gebruikers een datum vinden voor een afspraak.

Om deze app te kunnen gebruiken ga je naar https://findtime.microsoft.com/  Je logt in met je Office365 gegevens. Je ziet meteen de knop install al staan. Druk je daarop dan krijg je 3 opties.

Findtime2

  1. Installeren in Outlook 2013
  2. Installeren in Outlook 2016
  3. Installeren in Outlook on the web

Het is dus blijkbaar nog niet mogelijk om het te gebruiken op de Mac in je Office-pakket.
Na het installeren krijg je in de clients er een extra knop bij waar bij je de app kunt starten in de webapp moet je gaan naar invoegtoepassingen om de app te openen.
Ik ga nu even uit van de webapp. Je maakt eerst een nieuwe mail en gaat via invoegtoepassingen naar FindTime.

 

 

Je krijgt rechts nu een nieuwe kolom van FindTime. Findtime3Er zijn nu enkele zaken die je moet invullen. Als eerste geef je aan hoe lang de meeting gaat duren. Daarna moet je zoals in de invoegtoepassing al staat required attendees invullen bij To. Optionle deelnemers kun je in de cc meenemen.
Zo gauw je dat doet zal FindTime gaan kijken welke plekken in de agenda’s vrij zijn om een meeting te plannen. Aan de kleur van de poppetjes is te zien of andere deelnemers op deze plek tijd hebben of dat het niet te zien is.

 

findtime4

 

 

 

 

Na een aantal tijdstippen te hebben geselecteerd klik je op Next. Je ziet nu de geselecteerde tijdstippen staan en je kunt klikken op Insert to email.

Er wordt nu een mail aangemaakt met de juiste gegevens. En je kunt de mail versturen.

findtime5

Alle deelnemers ontvangen nu een mail. Vie de knop View options kunnen ze aangeven welke tijdstippen het beste uitkomen.

findtime6

Via de drie knoppen Prefer, Yes en No is duidelijk te maken welke tijdstippen wel of niet uitkomen. Je mag zelf ook nog een tijdstip als optie meegeven.
Tijdstippen die je aangeeft zullen als Hold in je agenda verschijnen en na Schedule zal de afspraak automatisch in je agenda verschijnen. Hier hoef je niets extra’s voor te doen aangezien je al ingelogd ben met je Office365 account.

De organisator van de bijeenkomst krijgt nog een mail waarin 2 linkjes staan waarin je al je verzoeken kunt bijhouden.

findtime7Wie deze app in werking wil zien kan hem natuurlijk meteen zelf downloaden of even naar het blog van Paul Keijzers gaan. Hij heeft een screencast gemaakt met ook een duidelijke uitleg.

(Visited 575 times, 1 visits today)

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *