Bijlagen toevoegen vanuit de cloud in Outlook

Meedoen met de preview van Office2016 levert je soms al een mooie blik in de toekomst van Microsoft. Zo maak ik nu al een tijdje gebruik van de publiekelijke preview van Office2016 en zien voorzichtig al de eerste kleine updates.

De eerste vraag die ik nu nog steeds krijg nadat Office365 op een school is uitgerold: “Hoe krijg ik nu een document uit Office365 als bijlage in Outlook gekoppeld” . Bij het delen van document binnen de omgeving probeer ik de knop delen te introduceren. Zo hoef je geen bestanden te versturen, maar een link naar het bestand. Echter soms je ook wel documenten versturen ter ondertekening of naar mensen vuiten je organisatie en dan wordt deze optie wat lastiger

Tot nu toe zag ik daar 3 scenario’s.

  1. Een bijlage die je wil toevoegen eerst even lokaal opslaan om daarna als bijlage toe te voegen aan Outlook.
  2. Een mail versturen vanuit de webapp. Sinds enige tijd is het mogelijk om bij de webapp bij bijlage toevoegen te kiezen voor documenten uit de cloud. Standaard kun je kiezen uit de documenten die in je OneDrive staan en de laatste documenten waaraan je hebt gewerkt.
  3. De synchronisatietool installeren om je OneDrive te synchroniseren naar je computer. Documenten uit andere bibliotheken worden dan bv. weer niet gesynchroniseerd.

Mijn verwachting was dat in Outlook 2016 hier toch wel een oplossing voor zou komen. Na de eerste installatie van Outlook 2016 ging ik meteen op zoek of hier verbeteringen in aangebracht waren. Ik ontdekte meteen dat bij het toevoegen van een bijlage naast het bladeren in de map op de pc ook de laatst bewerkte documenten werden getoond. Dus ook de documenten die in Office365 staan. Dit was dus al een eerste stap. Oudere documenten waren helaas zo nog niet te vinden.
Afgelopen week heeft Office2016 weer een kleine update gehad. Vandaag ontdekte ik dat de optie van bijlage toevoegen wederom een aardige verbetering heeft gekregen.

Outlook2Naast de laatst bewerkte documenten (zowel lokaal als in de cloud zie het wolkje) is er nu ook de optie Door weblocaties bladeren bijgekomen.

Aan de hand van je ingelogde profiel in office zie je de sites waar je toegang hebt en de laatst gebruikte mappen. Op deze manier wordt het wel heel eenvoudig om bijlages vanuit de cloud toe te voegen in je e-mail.

Het is in ieder geval duidelijk dat ook de lokale pakketten van Microsoft een steeds grotere koppeling naar de cloud gaan krijgen.

 

(Visited 1.520 times, 1 visits today)

4 Reacties

  1. Bas

    Hoi, klopt inderdaad wat je zegt. Alleen “by default” wordt het attachment dan als link toegevoegd (zichtbaar als wolkje rechtsonder het documenticoon). Als je extern mailt is dat geen optie, dan wil je het volledige bestand. Dat kan door dan op de dropdown van het attachment te klikken en “als kopie bijvoegen”. Maar mijn ervaring is dat dit onbetrouwbaar is. Soms werkt het en soms niet. Iemand toevallig suggesties daaromtrent?

    Reageren
    1. mknoppert (Auteur bericht)

      Ik heb nog niet gemerkt dat het onbetrouwbaar is. ik zit nu toevallig in een vroege build van Office en daar heb ik een probleem, maar daarvoor werkte deze functionaliteit altijd.

      Reageren
      1. Robrecht Digicoach

        Hallo, inderdaad zoals Bas zegt. Wij gebruikten de functie ‘als kopie bijvoegen’ heel regelmatig. Maar sinds kort melden sommige collega’s dat dit niet lukt, het ‘wolkje’ blijft zichtbaar en het wordt dus geen lokale kopie. Opnieuw proberen werkt ook niet, wat me doet vermoeden dat het met machtigingen of bepaalde bestanden te maken heeft. Enig idee?

        Reageren
        1. mknoppert (Auteur bericht)

          Mijn reactie is een beetje laat. Ik weet dat dit op een gegeven moment ene probleem was binnen een bepaalde versie van Outlook. Zijn de laatste updates wel goed gedaan? Is de persoon ook op de juiste manier aangemeld in Outlook? Via bestand == naar Accounts.

          Reageren

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *